学术会议:论文摘要管理系统

1. 什么是学术会议?

学会会议是通常由学术团体(学会、协会、高校等等)主办的周期性的学术交流,通常都是国际大会,需要中英文版本支持。

学术会议是提供研究员发表及讨论其研究成果的会议,若有学术期刊和科学期刊的辅助,研讨会成为研究人员间信息交流相当重要的桥梁。学术会议通常会将提交的会议论文结集出版。

学术会议与一般商业会议的主要区别有以下几点:

  • 学术会议报名、付款的流程更为复杂,且报名周期更为漫长,通常会持续6-12个月
  • 演讲嘉宾数量众多,需要嘉宾和VIP管理
  • 学分系统:参加学术会议交流会获得学会或协会相关的学分,用于维持职称以及晋升
  • 复杂的日程管理:学术会议经常会持续3-5天,并且每天都会有非常多的演讲者进行学术交流,日程的排布需要耗费大量的时间和精力,且演讲嘉宾变更频繁
  • 论文摘要的收集、评审并形成论文集:学术会议需要收集、评审、过滤大量的学术论文,并在最后形成论文摘要集

2. 论文摘要管理系统主要解决什么问题?

使用传统的邮件方式进行论文摘要管理有以下几个问题:

  • 论文格式不统一:论文摘要收集的信息杂乱,格式不统一、字段信息可能不全等等
  • 分发:论文摘要收集完成后,需要按学科分类分发给对应的专家,麻烦且效率低下
  • 监控:分配评审的过程难以进行有效精确的控制,无法获知评审专家当前的任务数量
  • 评审结果、修订往复通知的工作量巨大

从下方的流程图中可以简单了解论文摘要管理系统从哪些方面帮助学术会议主办方:

3. 论文摘要管理系统流程和操作说明

如何设置学术会议?

  • 开启论文摘要收集:

在“会议设置” => “征文设置”中,开启论文摘要收集

  • 开启注册流程:

在“门票/表单管理” => “报名表单管理”中,启用注册页面

 

3.1 主办方

3.1.1 主办方:论文摘要提交设置

在规划学术会议网站时,同时需要对论文摘要提交的流程进行设置,以保证作者能够顺利提交并报名成功。

论文摘要提交设置主要控制以下内容:

  • 摘要提交的开始和结束时间
  • 摘要提交的方式、格式以及字数限制
  • 是否需要填写作者:控制是否需要填写摘要的作者信息
  • 是否需要填写关键字:控制是否需要填写论文摘要的关键字
  • 摘要提交须知(中英文):说明摘要提交时的注意事项
  • 学科分类设置:预置了国际学科分类数据可直接选用,或自己编辑修改
  • 期望发表类型设置:可设置论文摘要的期望发表类型,如口头演讲、经验交流等等

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3.1.2 主办方:论文摘要评审设置

论文摘要收集完成后,主办方需要将论文摘要分配给评审专家进行评审,过滤不合格的论文,论文摘要评审设置可以对评审过程进行精确的控制

论文摘要评审设置主要控制以下内容:

  • 评审结果设置:通过、拒绝、修改等三种结果以及可以添加不同的表达语句或方式,且支持中英文
  • 评审意见设置:评审专家对论文摘要的提出的详细意见
  • 是否需要最终评审:如果不需要最终评审,则直接使用评审专家建议,如果需要,则需在后台进行最终评审
  • 任务时间控制:控制任务创建后,在各个不同阶段的处理时间限制,保证任务能够按时完成

前往了解论文摘要评审设置

3.1.3 主办方:论文摘要和任务管理

论文摘要收集完成后,主办方需要对收集的论文摘要进行全方位的管理,分配评审等操作,论文摘要以及任务管理可以使主办方对论文摘要和分配的任务了如指掌。

论文摘要和任务管理主要包括以下内容:

  • 分状态查看论文摘要
  • 管理论文摘要(删查改)
  • 分配评审任务
  • 最终评审
  • 但看任务状态

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3.1.4 主办方:评审专家管理

目前论文摘要管理系统还没有独立的评审专家注册系统,因此只能通过后台新增或导入评审专家,并进行相关的评审专家管理。

评审专家管理主要包括以下内容:

  • 添加/导入评审专家
  • 导出评审专家
  • 编辑评审专家信息

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3.1.5 主办方:论文摘要提醒设置

论文摘要状态以及任务状态在整个论文管理过程中会不断的变化,三个角色都需要知道一些相关的信息,因此,通知系统也就显得格外的重要。

论文摘要提醒设置主要控制以下内容:

  • 发送给主办方的通知:
    • 任务接受提查
    • 任务拒绝提醒
    • 评审邀请退回提醒
    • 评审任务退回提醒
    • 评审任务完成提醒
  • 发送给作者的提醒:
    • 提交成功提醒
    • 论文摘要修改提醒
    • 评审结果提醒
  • 发送给评审专家的提醒:
    • 分配评审提醒
    • 摘要已修改提醒

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3.2 作者

3.2.1 作者:帐号注册登录

后台设置完成后,作者就可以进入学术会议网站,注册帐号登录报名了,帐号的注册和登录可以参考下方文章进行设置和操作。

文章:如何启用注册流程

3.2.2 作者:论文摘要提交、查看评审结果和修改

作者使用注册好的帐号登录后,就能通过个人中心提交论文摘要了。提交论文摘要需要提供以下信息:

  • 论文摘要信息和摘要内容
  • 通讯作者信息
  • 第一作者信息
  • 共同作者信息

前往了解论文摘要提交

 

3.3 评审专家

3.3.1 评审专家:论文摘要评审

主办方在后台将论文摘要分配给评审专家后,评审专家可以登录评审专家后台进行论文摘要的评审:

  • 评审专家登录
  • 接受或拒绝任务
  • 论文摘要评审
  • 论文摘要修改

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