如何使用日程管理?

会议日程是大会或活动组织的核心部分之一,是参会人参加会议的指引,是会议的导航。大型会议或学术会议通常由于参会人较多,分会场及学术分类多,给日程编排、日程邀约确认,日程变更带来很多不便。

日程管理系统升级后,将会提高日程编排效率。针对学术会议,完善日程管理流程,实现在线邀约及日程结果确认,实时联动日程、嘉宾、场地的日程变更管理;实现多样式日程展示及服务。

1.入口

目前已将日程管理与资料管理拆分成了两个菜单,如果您要开始管理日程,可以在左侧找到日程管理的菜单

2.管理日期、会场和日程分类

日期、会场和日程分类是日期最基本的三个维度,在创建日程之前,尽可能确定好这些信息可以避免进行后期大幅度的修改,但是如果前期没有确定的话,也可以先创建日程。

点击日期、会场或分类中的某一个记录,可以在一览表中筛选出该日期、会场或分类中的日程记录。

2.1日期

进入日程管理页面时,系统会根据当前的会议举办日期自动为您创建好日期,如果您的会议举办日期不对,可以自行更改为正确的日期。

当某个日期下已有日程信息时,修改日期将会同时将该日期下所有的日程更新为新的日期;且已有日程信息的日期将无法被删除,需要将该日期下所有的日程删除掉以后才能删除日期。

2.2会场

在初始状态下,不会自动添加会场,如果您的日程只在一个会场中进行,那么您可以不添加会场,不添加会场不会影响正常的日程管理。

添加会场包含会场的中文名称和英文名称,以及排序,会场的排序会影响一览表中会场的顺序。

与日期相同,修改会场将会同时更新该会场下的所有日程;如果会场下已添加过日程,将无法删除,需要将该会场下的日程全部删除后才能删除会场。

2.3日程分类

日程分类可以对会议的日程进行分组,在前台展示时可以按日程分类进行筛选,在学术会议中,日程分类通常又被称为“学组”。添加分类时可以添加该分类的中文名和英文名,日程分类暂不提供排序功能。

日程也与日期和会场相同,修改分类将会同时更新该分类下的所有日程;如果日程分类下已添加过日程,将无法删除,需要将该分类下的日程全部删除后才能删除分类。

3.添加日程

添加日程时,如果之前添加过会场和日程分类,则会场和日程分类必须填写,日程的颜色仅在后台生效,便于对不同的日程进行区分和查找,我们预设了四个颜色,您也可以使用颜色选择器选择颜色。如果您勾选了“隐藏该日程”,则该日程与该日程节点下的所有子日程将不在前台展示出来,可用于隐藏某些尚未确定的日程。

在主日程下,可以添加多个角色和嘉宾。

嘉宾保存的位置分为专家库和会议嘉宾,专家库为您的公司/组织所有专家,而会议嘉宾则是在本场会议中您打算邀约的演讲嘉宾。添加嘉宾时,您可以通过姓名来查找相应的嘉宾,如果开启了专家库功能,则会到专家库中进行查找,如果未开启,则会到本场会议的嘉宾列表中查找。从专家库中添加的嘉宾会同时把信息同步到本场会议中,下一次再添加的时候,则会自动使用已存在的嘉宾。从专家库中同步到会议中的嘉宾会带有一个专家ID的字段,该字段是专家的唯一标识。

嘉宾角色是嘉宾在本日程中担任的角色,如主持、讲者等等,如果角色不存在,您可以直接在这里添加嘉宾角色,或者到嘉宾角色列表中添加。添加完成后,在角色下拉菜单中选择即可。

 

保存成功后,您可以在下方的一览表中通过会场和日期查看刚才添加的日程,一览表的横轴为日期,纵轴为会场。

您也可以找到某个会场,然后在该会场的某个时间段内直接添加日程,这时候添加日程表单会自动填充会场和日期,添加日程时,系统会自动按照选择的时间段来判断是某一天的“上午”还是“下午”,日程的开始时间早于12:00,则会归到“上午”时间段,日程的开始时间晚于12:00,则会归到“下午”时间段。上午和下午的划分目前在前台展示日程时并没有严格的区分,仅仅是为了便于管理,以及显示在导出日程的word版本中。

 

4.管理子日程

对于学术会议来说,日程下通常还会分为多个子日程(讲题),通过子日程管理界面可以管理日程下所有的子日程和讨论/茶歇等。

点击管理子日程菜单可以进入到子日程管理界面,子日程管理界面分为两个区域,上方为主日程相关的信息,下方为子日程管理区域;子日程分为两种类型,一种是子日程,一种是讨论/辩论,子日程可以添加日程内容,分类以及期望发表类型等与征文相关的内容,且只能添加一个嘉宾;讨论/辩论则无须添加与征文相关的分类等内容,且可以在该日程中添加多个嘉宾。

4.1添加子日程

点击添加子日程后,可以看到子日程编辑窗口,在子日程中,您只能添加一个嘉宾

添加子日程内容,其中的期望发表类型和子日程分类,需要开启征文中的相关内容才会显示,点击这里了解如何设置学科分类和期望发表类型

4.2添加讨论/辩论

在学术会议中,通常会有讨论/辩论或茶歇环节,这些环节通常会有多个嘉宾参与或者无须添加任何嘉宾,所以在子日程中,我们设置了一种特殊的子日程类型

添加完日程及其下的子日程后,一个日程便编辑完成了。

 

5.导入日程

如果您事先已经在Excel中编辑好了日程,我们也提供了快速的导入操作。

导入日程分为三步,第一步为上传Excel,导入前请注意导入提示;特别注意的是,如果您的Excel中存在有父子关系的日程,请确保父子程在子日程之前,否则将无法正确关联。

上传文件成功后,您可以对Excel中的字段和系统字段进行匹配,匹配字段时,如果Excel中的字段与系统字段显示名相同,系统会自动匹配。

导入结果页面将会显示本次导入的成功或失败记录条数,并可将失败记录导出检查后再次导入,但是请注意,如果您的表中有父子关系的日程,不能分别进行导入,必须在包含在同一个Excel中,才能正确进行关联。

至此,您便能完整地管理一场会中的所有日程。

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