如何管理演讲嘉宾的日程任务?

对于很多学术会议来说,由于演讲嘉宾和日程众多,管理演讲嘉宾的日程确认状态变成了一个非常繁琐的工作,而且由于日程变更特别频繁,为了提高与客户沟通的效率,可以使用“邀约管理”对嘉宾的任务邀约以及任务确认情况。

1.入口

您可以在日程管理中找到邀约管理菜单,在这里可以管理嘉宾的任务以及任务确认情况

2.生成嘉宾邀约任务

在添加日程并关联演讲嘉宾时,嘉宾的任务就会自动生成,在邀约任务管理中,会按人的维度生成嘉宾的演讲任务,拥有多条日程的嘉宾会合并成一个邀约任务,并统一发送邮件、短信。

系统默认会关闭嘉宾的邀约确认,如果需要嘉宾能够在个人中心确认演讲任务,则需要到“设置”中开启“嘉宾邀约确认”功能。

发送邮件或短信后,嘉宾可以登录嘉宾个人中心并对每条日程进行确认、协调修改时间或取消日程。

3.任务确认

在任务确认中会按日程的维度展示嘉宾的任务,在这个表格中可以看到演讲嘉宾每条日程的确认状态。

嘉宾在个人中心中反馈后,主办方即可在任务确认页面中看到嘉宾的接受状态和反馈信息。

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